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キャッシュレス化でペーパーレス?!

2020/02/06
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キャッシュレス化でペーパーレス?!

経費精算など企業のキャッシュレス化を進めるという事は、ペーパーレスへの相乗効果をもたらしています。

本日は、キャッシュレス化がもたらす企業のペーパーレス化についてお伝えします。

 

企業のペーパーレス化とはどんなこと?

ペーパーレスとは「紙を使わないこと」であり、ビジネスで必要な文書は出力せずに、データとして保存・管理をする事を意味します。

例えば、会議資料を紙にプリントアウトするのではなく、モニターで確認しながら会議を進めることもペーパーレス化につながります。また、今までは紙で管理していた証憑類をスキャンして、データ上で保存管理する事もペーパーレス化です。データ上で保存するという事は、今まで保管に必要だったスペースも必要なくなるので、スペース確保にもつながります。

ペーパーレス化を進めるという事には、メリットがあります。まずは、領収証や請求書をデータで管理すれば、経費計算の効率化が図れます。また、紙で保管していた帳簿や証憑類をデジタル化する事で、業務改善、コスト削減、情報漏えいのリスク、時間短縮につながります。証憑類の消失なども防ぐことが出来るので、万が一の備えも万全になるでしょう。

これまで紙を扱うことで発生していた業務は、ペーパーレスのおかげで業務スピードをアップさせ、インプットからアウトプットに至る時間を短縮することが可能です。企業のペーパーレス化は、ビジネスの生産性を向上させるうえでも大変重要です。

 

キャッスレスとペーパーレスは仲良し?!

昨今、進んでいる企業のキャッシュレス化は、ペーパーレス化を進めるのに一役買っています。

立替金を現金で精算するのではなく、振込対応することもキャッシュレス化と言えるでしょう。さらに業務の効率化を目指す場合には、法人カードの活用も検討が必要な事柄です。例えば、立替金の支払いが多い社員には、法人カードでクレジットカード決済を推奨すれば、現金のやり取りがなくなるだけではなく、領収証のやりとりもなくなるので、結果的にはペーパーレス化が実現します。また、立替から精算までスムーズに運ぶでしょう。他にも、法人名義の電子マネーを営業職員に持たせることで、営業の際の交通費もキャッシュレス化とペーパーレス化が実現しますね。

ペーパーレス化を図る上で欠かせないことは、「電子帳簿保存法]への理解です。電子帳簿保存法とは、会計帳簿やその根拠となる証憑類を電子データとして保存することを認める法律になります。証憑類とは、領収証、契約書、見積書、納品書などが当てはまります。電子帳簿保存法は、2016年、2018年と続けて大きく改正しており、以前は認められなかった国税庁関係書類の電子ファイル保存が認められようになったので、ペーパーレス化を促進させる法律と言って良いでしょう。

 

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化は企業によって、以下のような3つのメリットがありますので、詳しく見ていきましょう。

 

  1. 業務の効率化

    資料をデータ上で保管すれば、場所や時間に関係なく、誰とでも共有する事が可能です。さらにいつでも資料を検索する事が出来るので、資料を探す手間が省けます。どこに資料をしまったのか忘れてしまったという事も回避出来ます。このように、デジタルテータ化は、スムーズな業務フローにつながっているのです。

 

  1. コストの削減

    ペーパーレス化によって、印刷代や用紙代のコストを削減出来ます。例えば、何ページもある紙の資料作成する場合には、資料の整理をして印刷を行い、製本して配布する必要があります。書類の作成や製本など、それに伴う人件費のコストカットも出来るのです。また、契約書によっては高額な印紙代が発生しますが、電子契約にはその必要はありません。なぜなら、印紙は紙の原本に張ることが義務づけられているので、電子契約には必要ないからです。

 

  1. セキュリティ対策のしやすさ

    セキュリティ対策に対しても、ペーパーレス化にはメリットがあり、資料をデジタル化しておけばパスワードやブロックチェーン技術を活用して、簡単にデータにカギを掛ける事が出来ます。また、デジタル化の場合には、データの閲覧や改変などの把握もすることが出来るので、いつ、誰によって、資料が閲覧されたかという履歴を確認する事が可能です。これらの事は紙の資料には出来ません。

 

本日は、キャッシュレス化でペーパーレス?!をお送りしました。企業においてペーパーレス化を意識し、キャッシュレス化を行うことで、業務効率が上がります。キャッシュレス化はペーパーレス化へつながるのです。ペーパーレス化は、企業に様々なメリットをもたらし、ペーパーレス化は働き方改革を進めるうえで具体的な施策になりますので、ぜひ導入する事を検討してみて下さい。